Automatiske rapporter
ReportByEmail er effektivt til at generere og afsende automatiserede rapporter
Automatisk rapportering med ReportByEmail fra Tecsys
ReportByEmail fra Tecsys hjælper dig med at effektivisere administrative opgaver samt spare tid og penge ved hjælp af event-betingede rapporter.
Med ReportByEmail kan du enkelt definere, hvornår en rapport skal køres – og hvor den skal sendes til. Alt du behøver at gøre er at definere dataen der skal hentes, sætte en standardfrekvens og definere hvor rapporten skal sendes til. Herefter vil rapporten automatisk genereres og sendes med opdaterede data.
Rapporteringen kan også sættes til automatisk at finde sted, når en parameter har nået en given grænseværdi, så du f.eks. kan automatisere afsendelsen baseret på forfaldsdato, en kontos indestående, indtastning af en ny post eller en helt fjerde valgfri parameter.
Du kan således automatisere distribution af dine rapporter pr. e-mail til en eller flere modtagere fra en database – som vedhæftet rapport eller i HTML format.
Sådan fungerer ReportByEmail
Har du databaseforståelse eller har du erfaring med at hente data fra en database til et Excelark, vil du hurtigt kunne automatisere alle dine rapporter.
Din database
Dit excelark
ReportByEmail server
Mail med excelrapport
Funktioner i ReportByEmail
Herunder kan du læse, hvor enkelt RBE er at arbejde med.
Det første du gør, er at vælge hvordan den færdige rapport skal se ud. Opbyg rapporten i Microsoft Excel, som du kender i forvejen. Eller du kan tage en eksisterende rapport og tilrette den til dine behov.
ReportByEmail benytter standard funktioner i Excel til at forbinde og hente data fra din database.
Herefter vælger du i ReportByEmail, hvor ofte du gerne vil modtage din rapport med opdaterede data. Du kan styre frekvensen på timer, dage, uger eller måneder eller du kan sætte rapporten til at køre hændelses-styret, f.eks. hvis der genereres en kreditnota eller der ankommer nye data fra banken.
Så mangler du kun at vælge, hvordan du vil modtage din rapport.
Vælg et format: Som en e-mail med data direkte i mailen som tekst, eller med en vedhæftet fil: html, excel eller pdf.
Vælg modtager: Du kan vælge en eller flere emailadresser som modtager , eller du kan vælge at uploade rapporten på en filserver, så den kan vises på en storskærm eller jeres intranet.
Du kan oprette en fast liste med modtagere og parametre. Skal du sende en salgsstatusrapport til alle dine sælgere, kan du med én Excel-rapport sende en individuel rapport til hver sælger med vedkommendes egne data.
Du kan også opsætte individuelle rapporter til brugere via opslag i en database. På den måde kan du automatisere e-mail med individuelt indhold, f.eks. tilmelding til PBS for en forening, kontoudtog til debitorer, som har et udestående eller en liste med forbrug af telefoni eller Brobizz til medarbejderne.
Du behøver ikke at sende dine rapporter til en e-mail. De kan også gemmes på en filserver, i det ønskede outputformat. Hvis du f.eks. laver en Excel-rapport med en medarbejderliste, kan den køre hver morgen kl. 8 og gemme en opdateret fil på intranettet. Hvis en medarbejder vil have en telefonliste på sit bord, åbnes blot dette dokument fra intranettet og printes.
Du kan også opbygge dashboards, som kan benyttes på storskærme f.eks. til at vise den aktuelle kø til plukning på et lager eller al mulig andet dynamisk materiale med automatisk opdatering af visningen.
Du kan også automatisk sætte rapporter til at sende direkte til en printers udskriftskø. Hvis du hver morgen skal have sat dagens opgaver på en opslagstavle, kan de ligge klar i printeren, når du møder ind om morgenen.
For ikke at sende tomme e-mails til en modtager, er der indbygget funktionalitet til at styre, hvorvidt e-mailen skal sendes eller ej. Man kan f.eks. vælge, at hvis der ingen data er, skal mailen ikke sendes, eller man kan i sin Excel-rapport styre, at hvis et bestemt felt har værdien 0, så skal rapporten ikke sendes. Så modtagerne af e-mails bliver ikke forstyrret af unødige rapporter.
Kundereferencer
ABENA
“I store træk kan man sige, at målt alene på produktiviteten har vi skabt 200.000 kr. mere pr. måned. På indkøbssiden mindsker vi risikoen for dobbelt indkøb og gentagende arbejdsprocesser. ReportByEmail har betydet, at vedligeholdsafdeligens arbejde er blevet synligt. Desuden har jeg fået en stor personlig sikkerhed for, at vigtige arbejdsopgaver bliver udført. Det har givet mig mere tid, og det er mange penge værd i en hektisk arbejdsdag”. Udtaler Michael Petersen, Purchasing leader hos Abena Produktion A/S.
Softwaresupport
Vi tilbyder altid en supportpakke, når du køber ReportByEmail. På den måde sikrer du, at dine medarbejdere hurtigt får svar på spørgsmål og at systemet anvendes korrekt. Vi prioriterer vores support højt, og sørger for at din software er opdateret og funktionel så hurtigt som muligt.
Læs mere
Downloads
Hent praktiske manualer, de seneste versioner af ReportByEmail og det ekstramateriale vi henviser til i manualen.
