Logistiksystem sikrer individuel mad til 2.000 patienter hver dag
2.000 patienter får dagligt deres mad gennem et nyt Fritvalgs koncept på de 10 sygehuse i Region Sjælland. De kan selv vælge menu, og hvornår de vil spise. Det stiller store krav til sygehusenes overblik og styring af madleverancerne. Kernen i denne service er en ny logistikløsningen fra Tecsys baseret på Tecsys standardkomponenter og skræddersyet Region Sjællands ønsker.
Fritvalgs-konceptet skal både forbedre patienternes oplevelse af indlæggelsen, deres næringsindtag og reducere madspild.
Maden bliver produceret af centralkøkkenerne i Holbæk og Slagelse og distribueres ud til de 10 sygehuse. Maden er produceret, så den kan holde sig flere dage i køleskab ude på de enkelte afdelinger. Når patienten gerne vil spise, vælger han/hun sin menu, og retterne opvarmes i mikrobølgeovn.
Køleskabene bliver genfyldt hver dag via Tecsys’ app-baserede bestillingssystem.
Alt samlet på en app
Morten Jacobsen, koordinator for Indkøb, produktion og logistik (IPL) – Region Sjællands køkken fortæller:
”Vi ville gerne have en selvstændig løsning, som er nem og enkel at anvende, og som samtidig kunne forbedre og effektivisere arbejdsgangene. Løsningen er i brug 365 dage om året, og det er vigtigt, at genopfyldning af køleskabene med varer fungerer, og at administrationen har det fulde overblik.”
Det nye erstatter en mere manuel og tidskrævende web-baseret løsning. Her skulle forsyningsmedarbejderne gå rundt til afdelingernes køleskabe med en laptop og indtaste bestillinger og returvarer. Herefter kunne administrationen planlægge køkkenernes produktion.
Alt samlet på en app
Løsningen består af to dele. En app, der kører på en industriel smartphone (Zebra TC52), og et administrationsmodul, hvor køkkenerne automatisk får data om, hvad der skal produceres og distribueres til sygehusene. Her kan administrationen også ændre opsætningen af varekataloget og styre en række logistikfunktioner.
Smartphonen er forsyningsmedarbejderens daglige redskab. Den daglige rutine indledes med at scanne køleskabets stregkode og registrere status på dets indhold. Via en overskuelig menu gennemgår medarbejderen returvarer, behov for genopfyldning og foretager bestillinger på nye madvarer. Med det integrerede kamera tages som afslutning et billede af køleskabets indhold som dokumentation for, at processen er udført korrekt.
En kontrolfunktion sender en SMS-advis til administrationen, hvis et køleskab ikke er besøgt. Den sørger så for at bestille inden deadline. Der sendes også SMS-advis, hvis en bestilling ikke er gået igennem logistiksystemet.
Løsningen er integreret med Region Sjællands logistiksystem via API, så bestillinger og øvrige data tilgår et samlet system. Bestilling af mælkeprodukter hos 3. parts leverandør sker automatisk via API interfacet.
Arbejdsrutinerne er klart forbedret
Brugen af smartphone har flere fordele. Mere ergonomisk i forhold til en laptop og Region Sjællands forsyningsmedarbejdere er oftest unge, som er fortrolige med smartphones. Den intuitive app betyder, at nye medarbejdere nemt kan anvende den.
Det administrative og styring af logistikken er også forbedret. I køkkenet printes pakkesedler ud automatisk, så medarbejderne kan pakke varer, så snart de møder.
Alt er registreret med stregkoder, og der kan hentes rapporter på bestemte lokationer, på tid forbrugt på de enkelte lokationsbesøg eller madspild på bestemte typer af produkter, så der kan arbejdes målrettet på at minimere madspild.
Implementeringen opfyldte alle forventninger
Region Sjælland implementerede løsningen i oktober 2019 på alle sygehuse på nær to, som kom med i januar 2020. Proces er forløbet glat, deadlines er overholdt, og medarbejderne har taget fint imod det nye arbejdsredskab.
Om samarbejdet med Tecsys fortæller Morten Jacobsen:
”Vores primære kontakt har været til projektleder Niels Ole Dyremose, som har været god til at gribe alle bolde – også flere, end man kan forvente hos en leverandør. Der har ikke været fejl eller nedetid efter idriftsættelse, og der har været god support, når vi har bedt om ny funktionalitet.”
